Meetings ohne Agenda

Bisher habe ich noch kaum von Unternehmen gehört, in denen es üblich oder überhaupt nur möglich ist, Meetings ohne Agenda aufzusetzen. Mit dem Thema: „Was gerade anliegt – Austausch über aktuelle Themen, von denen die Meisten hier wissen sollten und zu denen Entscheidungen gemeinsam fallen sollten.“

Dabei liegen die Vorteile eigentlich auf der Hand: Derjenige, der ein Meeting anberaumt, weiß selten, was gerade alles los ist und welche Themen die Teilnehmer haben, mitbringen und gern gemeinsam besprechen würden. Setzt er die Agenda, so verschließt er genauso unabsichtlich wie zwangsläufig den gemeinsamen Raum gerade für die Themen, die für die Teilnehmer des Meetings eigentlich gerade „dran sind“.

Nun geschieht das natürlich nicht ohne Grund, wenn etwas so offensichtlich Vorteilhaftes notorisch NICHT gemacht wird. Wir sind ja alle nicht blöd.

Der nahe liegendste Grund ist wohl: Angst vor Chaos, Angst vor einem „reinen Debattierclub“, vor einem völlig unproduktiven „Palaver“. Ein solches Palaver hat die Folge, dass niemand mehr gerne zu Meetings kommt, weil sie von den allermeisten völlig zu Recht als reine Zeitverschwendung empfunden werden.

Das Erstaunliche ist nun, das Meetings in den meisten Unternehmen von den meisten Menschen als genau das empfunden werden: Als reine Zeitverschwendung. – Und das, OBWOHL es „state of the art“ ist, dass KEIN Meeting OHNE Agenda angesetzt wird.

Wie kann das sein? – Das, was das Problem der Unproduktivität vermeiden soll, erzeugt genau das Problem der Unproduktivität?

Mir persönlich scheint hier eine Verwechslung hinsichtlich der Problemursache vorzuliegen: Der Grund für unproduktive Meetings ist nicht die fehlende Agenda, sondern fehlende stringente Moderation bzw. fehlende Formen für produktiven Austausch unter den Teilnehmern.

Es macht durchaus Sinn, die Teilnehmer ad hoc und vor Ort die Agenda setzen zu lassen, anstatt sie von einer Person und im Voraus bestimmen zu lassen. – Allerdings braucht es Formen der konsentierten Einigung und Priorisierung der Themen vor Ort.

Dafür gibt es mittlerweile gute, effiziente, zeitunaufwändige Lösungen, die gute Chancen haben, wirklich alle Meeting-Teilnehmer mitzunehmen, ohne offenen und versteckten Frust auszulösen.

Das heißt für mich aber auch: Es gibt heutzutage kein Argument mehr für „Meetings MIT Agenda“. Diese haben unter den gegebenen Umstände nur noch Nachteile.

Der einzige Widerspruch, den ich mir dazu derzeit noch vorstellen kann, ist der Folgende: „Wenn von vornherein kein Thema feststeht, warum sollte ich dafür überhaupt Zeit aufwenden und überhaupt hingehen?“

Meine Antwort darauf ist: Um selber Themen zu setzen, um sich auszutauschen, um die runde um Ressourcen/Unterstützung für bestimmte Aktivitäten/Projekte zu bitten, um mitzubestimmen, worüber gemeinsam gesprochen wird und wie gemeinsam entschieden wird.

Gehen Sie NICHT zu einem gut moderierten Meeting ohne Agenda, so wäre Ihr performatives Statement für mich daher: „Ich will keinen Austausch, keine Unterstützung, ich will weder gehört werden, noch will ich hören, was meine Mitunternehmer gerade umtreibt und selbst treiben. Und ich will auch gar nicht mitbestimmen, was in meinem Unternehmen läuft und was nicht.“

Insofern wäre dann meine Gegenfrage: „Was um alles in der Welt wollen Sie dann eigentlich in DIESEM Unternehmen!?

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6 Gedanken zu “Meetings ohne Agenda

  1. Du sprichst mir aus der Seele, lieber Ardalan. Das ist gerade eines der Themen was mich bei einigen meiner Kunden sehr bewegt. Ich plädiere immer für eine (vorher) konsensierte Agenda, die außerdem Raum lässt, für das was spontan eingebracht werden möchte.

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  2. Danke Dir Jörn für Deine Rückmeldung aus Deiner Beratungs-Praxis! – Das freut mich sehr. 🙂 – Was für Erfahrungen machen Deine Kunden und Du denn damit bisher in Deiner Wahrnehmung?

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    • Die Einsicht, dass eine (stringente) Moderation sinnvoll ist, hat sich weitestgehend durchgesetzt. In der Praxis wird aber trotzdem meistens ohne sie „weitergewurschtelt“. Wie jede Veränderung braucht auch diese viel Zeit.
      Das Vorababstimmen der Agenda (mit ALLEN Teilnehmern) ist für die meisten Unternehmen immer noch Neuland.
      Aber auch hier tut sich zumindest bei den Unternehmen die wirklich partizipative Prozesse einführen möchten etwas. Wir bei Terra und auch ich früher bei der ReWiG, haben das immer so praktiziert und ausschließlich(!) gute Erfahrungen gemacht. Sowohl hinsichtlich Zeit-, als auch Ergebnis-Effizienz.

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  3. Lieber Ardalan, dem Thema „Meetings“ (mit „ad-hoc“ Agenda) habe ich 2 Blogbeiträge gewidmet… Ich darf hier den Link zu Topic (2) spendieren…http://www.leadershift.cc/blog/meetings-2-entfalten-sie-wirkung/
    Wichtig ist die Unterscheidung: um welche Art von Meeting handelt es sich (operativ – was tun wir? Steuerung – wie organisieren wir unsere Zusammenarbeit, in welchen Rollen/Verantwortlichkeiten? strategisch – wo geht die Reise hin?)
    Ich habe jüngst in einem Technologiekonzern (!) über stringente Prozessmoderation (ohne Agenda) ein substanzielles Thema in 90 Minuten zu einem klaren Entscheid (Projektauftrag) geführt, das zuvor ein halbes Jahr nicht entschieden war ;-). Geht nicht, gibt’s nicht. Schöne Grüße aus Wien.

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